L'autenticazione di firma è l’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.
Mentre il notaio, per legge e regolamento del notariato, è competente ad autenticare la sottoscrizione di atti di qualsiasi natura (dichiarazioni di fatti, stati e qualità, manifestazioni di volontà, atti negoziali, dichiarazioni di impegno e volontà, procure, autorizzazioni, deleghe, consensi, accettazioni, rinunce o dichiarazioni di qualunque natura o tenore contenenti impegni, disposizioni per il futuro o fogli in bianco, ecc.), le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono “eccezionali”, ovvero derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. In altri termini, il funzionario comunale può intervenire solo nei casi in cui la legge lo consente e per gli atti dalla stessa specificati; salvo casi speciali previsti dalla normativa vigente (di cui agli esempi sottostanti), l'autentica della firma da parte dell'ufficiale di anagrafe è possibile per:
- dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà concernenti fatti, stati, qualità personali di cui il dichiarante sia a diretta conoscenza, riguardanti se stesso o altre persone non autocertificabili, da presentare a soggetti privati (banche, assicurazioni, ecc.);
- istanze da presentare a privati (mai a pubblici uffici o a gestori di pubblico servizio).
Il testo del documento non può contenere dichiarazioni aventi valore negoziale, quali ad es. manifestazioni di intendi, rinunce, accettazioni di volontà, contratti, ecc., nè concretizzare una procura o contenere disposizioni relative a volontà future.
Esempi: adozione internazionale di minori, nomina difensore nei procedimenti giudiziari di natura penale, autentica della firma del votante per l’elezione degli organi degli ordini professionali, autentica delle firme per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati e rimorchi, autentica della delega alla riscossione di benefici economici da parte di organi della Pubblica Amministrazione (esempio tipico la pensione).
Non possono essere autenticate firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. La lingua ufficiale della Repubblica Italiana è l’italiano (L. 482/1999); pertanto al documento in lingua straniera deve essere allegata idonea traduzione.
In caso di dichiarazioni o istanze rivolte a Pubblica Amministrazione o ai gestori di servizi pubblici non è necessaria l'autentica di firma.
In questo caso è possibile firmare davanti all'impiegato addetto a ricevere la documentazione oppure inviarla via Fax o posta, allegando fotocopia non autenticata di un documento d'identità valido.
Per l'autentica di firma di persone non deambulanti si rinvia al seguente link .
