Alcuni atti della Pubblica amministrazione acquistano efficacia solo quando vengono portati a conoscenza formale del destinatario. Uno dei modi in cui ciò si realizza è attraverso la notifica dell'atto, che viene eseguita secondo particolari modalità grazie agli agenti notificatori previsti dall'ordinamento (messi comunali, ufficiali giudiziari) oppure attraverso il servizio postale.
La principale attività della Casa comunale - Deposito atti consiste nel ricevere, registrare, archiviare e consegnare a persone (fisiche o giuridiche) gli atti che sono stati qui depositati per l'irreperibilità (momentanea o assoluta), l'incapacità o il rifiuto del destinatario o delle persone legittimate a ricevere l'atto.
Nel senso sopra indicato, gli atti che la Casa comunale gestisce sono di tipo:
- amministrativo: provenienti da vigili urbani, uffici tributi, edilizia, anagrafe, leva, elettorale ed altri;
- giudiziario: provenienti da tribunale, corte d’appello, giudice di pace;
- tributario: provenienti da agenzie delle entrate, aziende di riscossione tributi.
La norma principale che disciplina la notifica degli atti mediante il deposito è l'articolo 140 del Codice di procedura civile. Se l'agente notificatore, recatosi all'indirizzo indicato sull'atto, non trova il destinatario né alcuna delle persone abilitate a ricevere la comunicazione (coniuge, familiare, portiere, ecc.) ovvero queste ultime si rifiutino di riceverlo, deve espletare le seguenti formalità:
1. affigge nei modi previsti e consentiti l'avviso di deposito (c.d. preavviso - avviso di cortesia) all'indirizzo del destinatario;
2. deposita copia dell'atto in busta chiusa e sigillata presso la Casa Comunale;
3. informa il destinatario dell'atto con un secondo avviso (notizia di avvenuto deposito) a mezzo di lettera raccomandata (con avviso di ritorno). La lettera contiene le indicazioni per il ritiro dell'atto presso gli sportelli della Casa comunale.
La notifica si perfeziona al compimento delle tre suddette formalità e la data di notifica corrisponde al giorno del ritiro della raccomandata e comunque entro 10 giorni dalla sua spedizione.
In caso di notifica ex art. 143 C.P.C., è effettuato il deposito dell'atto nella Casa comunale dell'ultima residenza o, se questa è ignota, in quella del luogo di nascita del destinatario; in tali casi la notifica si ha per eseguita nel 20° giorno successivo al deposito.
Regole particolari sono poste per le persone giuridiche e le società non aventi personalità giuridica (secondo l'art. 145 Codice di procedura civile) e per gli atti emessi dagli uffici dell'Agenzia delle Entrate e società di riscossione.
